Hva er eHandel, da?

eHandel - en livbøye i kampen mot kutt i kommunebudsjettet?

eHandel er handel med en “e” foran. Akkurat som eID eller eBook. Akkurat som når Steve Jobs skjønte at han kunne få opp salget ved å putte en “i” først i navnet på alle Apple-produktene sine, så har det blitt en slags uskreven regel at man setter en “e” foran ting man vil skal bli elektroniske.

Ja, har jeg ikke rett i det, da? Er det ikke slik med eID at vi vil at identifikasjon skal bli elektronisk?  Er det ikke slik med eBøker at vi (les: de som lener seg fremover i motvinden som kalles fremskritt) ønsker at bøker også skal være elektroniske? Har du hørt om eRegnskap? Ikke? Det kan jo ha noe å gjøre med at regnskapene ble elektroniske lenge før denne “e”-regelen ble oppfunnet.

Jeg regner med at innen jeg går av med pensjon så har disse e-ene forsvunnet igjen. De er der for å hjelpe oss å sette fokus på den biten av prosessen som er ny akkurat nå – akkurat som med iPhone.

Men tilbake til saken. Gitt at det er greit å kalle det eHandel, hva er det for noe? Jeg skal prøve meg på en definisjon:

eHandel er å se på hele prosessen fra behovet oppstår til det blir betalt for, og så sørge for så stor grad av elektronisk støtte gjennom denne prosessen som mulig.

Så enkelt og likevel så håpløst vanskelig. Kan du tenke deg hvorfor dette blir vanskelig? Jo, fordi det har med mennesker å gjøre. Mange, mange mennesker.

Et eksempel: Du får lyst på tyggegummi. Kiosken du går forbi selger tyggegummi. Du finner 13 kroner i lomma og gir de til kioskmannen. Han gir deg tyggegummien, og du kan gå videre.

Flytt så dette over til en kommune. Du er lærer og trenger en ekstra sprayboks til neste formingstime. Som vanlig løper du bort på jernvarebutikken og henter boksen. I kassa sier du at du kommer fra kommunen. Er du heldig sier mannen “OK”, og du er ferdig.

Men er kommunen ferdig med saken? Nei, den har knapt begynt. Etter en stund dukker det opp en faktura på 58 kroner fra jernvarebutikken, som det sentrale fakturamottaket i kommunen nå må forsøke å finne eieren til. Så må noen godkjenne fakturaen, og noen må ta stilling til om kommunen virkelig har fått varen eller ikke. For deg som formingslærerer er det jo kjempepraktisk å kunne løpe bort på jernvarebutikken på denne måten, men det har en kostnad og den er betydelig.

Her kommer eHandel inn, og den som blir aller minst fornøyd er nok formingslæreren vår. Han blir nemlig nødt til å planlegge hverdagen sin. Det er ikke lett, for vi mennesker liker virkelig ikke å få innskrenket friheten vår.

Innfører du eHandel her, så sier du enkelt og greit til formingslæreren din at han må nok planlegge kjøpene sine bedre. Nå må han nemlig logge seg inn i et system og plukke varene han trenger fra en katalog. Så må han sende bestillingen til sin overordnede for godkjenning. Så må han vente til varene er levert, og klikke “mottatt” i et system.  Dette kommer han ikke til å like, og du vil motta en veritabel eksplosjon av reaksjoner, mishagsytringer og forklaringer som du må sortere, fordøye, forholde deg til og vurdere. Du vil få dette fra alle som driver med innkjøp i kommunen din – og det skulle ikke forundre meg om det er en ganske stor andel av de som jobber der.

Men i kulissene skjer det også positive ting. Kommunen bruker nå mindre tid på å behandle fakturaer, for fakturaene som kommer inn er ferdig adressert, og blir gjenkjent ved døra. Kommunen vil etterhvert også merke at en viss grad av planlegging faktisk fører til færre impulskjøp og generelt mindre tidsbruk, og de vil se at kostnadene går ned. Hvem vet? En dag vil kanskje også formingslæreren se at det finnes en mellomting mellom at alt er planlagt og at ingenting er det.

Veien fram er ikke enkel, men målet kan være verdt å nå likevel, og her kommer vi til neste setning om eHandel:

eHandel handler veldig lite om elektroniske systemer, og veldig mye om holdninger, rutiner og vaner.

Dette er det ikke lett å forstå, men enhver som har jobbet en stund med eHandel vet at det er slik. Det virker så enkelt å “innføre et nytt system”, men når systemet krever at folk endrer på vanene sine, så går det meste galt hvis man ikke er forberedt.

I lys av dette, kan man jo sette en liste over suksesskriterier for en vellykket innføring av eHandel. La oss ta for oss en kommune:

• Alle vet hvem som har ansvar for å kjøpe inn ting
• Det er langt færre innkjøpere enn det er ansatte i kommunen
• Disse få innkjøperne får tid til å bli gode, og folk vet hvem de er.
• Alle vet hvem som godkjenner kjøp
• Kommunen har godt utviklede avtaler med faste leverandører på vanlige varer og tjenester
• Noen har ansvar for eHandel (en sånn som meg, altså), og han har ikke tusen andre oppgaver i tillegg.
• Rådmann, ordfører og økonomisjef synes det er en god idè å innføre eHandel
• Alle snakker sammen

Her var det sannelig ikke mye prat om teknologi. Kan du tenke deg hvorfor? Jo, fordi teknologien er helt meningsløs før alle disse tingene er på plass, og på veien trenger du ikke så mye som en lommekalkulator en gang. Det du trenger er sunn fornuft og en god dose tålmodighet.

Er du med?