Lunsj

Jeg spiste lunsj med en svenske her om dagen. En korrekt antrukket, høflig svenske. Han jobbet med det samme som meg – offentlige anskaffelser. «Offentlig upphandling», som det heter der borte. Det var en hyggelig lunsj, der vi diskuterte de mange utfordringene som følger i kjølvannet av innføringen av ideen om at innkjøp er et fag.

Så kommer øyeblikket som utløste så mye. Et helt uskyldig spørsmål, sikkert: «Hva slags status har dere innkjøpere i Norge»?

Bilde

Jeg kjente at jeg ble tatt litt på senga. «Status» får meg til å tenke på Volvo, dress, hytte på Geilo og skinnende blanke dingser med eplelogo. Som en klassisk nordmann skjønte jeg rett og slett ikke hva han mente med å stille meg et slikt spørsmål. Etterhvert gikk det opp for meg:

Nå, sa jeg, det er vel slik at hvis noen spør meg hva jeg driver med og jeg svarer «Innkjøp», så har jeg i grunnen ikke svart på spørsmålet. De fleste skjønner ikke hva innkjøp er. Åja, sier de, du kjøper ting? Hva kjøper du, da? Hvis jeg da skulle finne på å svare «Alt mulig», skjønner de ingenting. Blankt ansiktsutrykk.

Skulle jeg strekke meg lengre og svare at jeg driver med offentlige innkjøp? Da er reaksjonen som regel apati, usikkerhet eller mest av alt et intenst ønske om å snakke om noe annet – for dette blir for tørt. Har noen noensinne sagt: Oi, så spennende? Nei. Det har aldri skjedd. Selv revisorer har høyere status enn innkjøpere – for alle vet sånn cirka hva de driver med.

Svensken ser på meg over rekesmørbrødet en stund. Han smiler nok litt av det forholdsvis lange svaret jeg har kommet med. Så kommer det:

– Ja, sånn var det i Sverige også. For ti år siden.

Der og da reagerte jeg ikke noe videre på dette. Jeg konstaterte bare at folk flest i Sverige sannsynligvis vet mer hva innkjøp er, og at man i et svenskt middagsselskap kanskje kan driste seg til å si at man er «upphandlare» uten at sykepleiere, tannleger, lærere og deltidspolitikere rundt bordet sovner eller blir flakkende i blikket av den grunn. Vi begynte å snakke om noe annet.

Så, på bussen hjem, gikk det opp for meg hva dette egentlig innebar.

Det innebærer at jeg driver med gründervirksomhet.

Gründervirksomhet i offentlig sektor. Det er det innkjøp er i Norge.

Så i neste middagsselskap skal jeg tilpasse meg denne nye innsikten inn i min egen frynsete status. Hva jeg driver med? Jo, jeg er gründer. Det jeg driver med kommer til å revolusjonere offentlig sektor i Norge. Bare vent og se…

…om en ti års tid.

Advertisements
Publisert i innkjøp, Uncategorized | 2 kommentarer

5 grunner til at det våres for elektronisk handel. 1: innkjøpsbordet

Innkjøpsbordet. Første dør til venstre.

Et ganske spesielt rom er i ferd med å ta form i Buskerud fylkeskommune. På noen skarve kvadratmeter skal fire personer bli knutepunktet for alt som skjer av større anskaffelser i fylkeskommunen. For et års tid siden var det bare en vill tanke – ikke fordi ideen er spesielt vill eller orginal, men fordi ingen hadde noen tro på at vi kunne få til noe slikt. Nå er det en realitet.

I løpet av våren fylles rommet opp av såvel ansatte som anskaffelser. I løpet av året skal så mange som fem hundre såkalte enkeltanskaffelser innom det lille, grønne rommet i tredje etasje i fylkeshuset. Forhåpentligvis blir de bedre på veien.

I den ene enden av rommet er det montert en kjempestor tavle: hver anskaffelse er en gul lapp, og lappen flytter seg fra venstre mot høyre akkurat slik flyvelederne loser flyene ned på bakken med sine «flight strips» – en for hvert fly. Ikke akkurat høyteknologi, men det er det da nok av andre steder.

Bak hver gule lapp ligger det nemlig en elektronisk bestilling på eHandel. Denne følger prosessen hele veien fra behov til betaling, og underveis stopper systemet innom et eget elektronisk anbudssystem som sørger for effektive forespørsler blant leverandører. Når anbudsprosessen er ferdig, går bestillingen som fritekstbestilling rett til leverandøren – før hele anskaffelsen finner sin plass i det elektroniske arkivet.

Papirløst. Ja, bortsett fra de gule lappene da.

Det er teorien som nå er i ferd med å omsettes til praksis. Nå gjenstår det å se hvordan dette vil fungere med hundrevis av anskaffelser, tusenvis av ansatte og fire personer i et lite grønt rom i tredje etasje.

Utrolig nok er det første gang en kommune eller fylkeskommune forsøker seg på noe slikt.

Men så våres det jo for elektronisk handel – det må være noe i lufta.

Publisert i Uncategorized | Legg igjen en kommentar

Det løsner. Det våres.

Det våres for elektronisk handel i det offentlige Norge. Jepp.

Hvordan kan jeg mene det? Her er en liste:

  1. En fylkeskommune ansetter egne folk til å kjøpe alt som koster mer enn 100.000.
  2. 17 kommuner samarbeider nå om eHandel – og begynner å få det til.
  3. Elektronisk konkurransegjennomføring har brått blitt enkelt.
  4. IBX/Capgemini har verdens beste søkemotor, og den har nettopp blitt enda bedre.
  5. Nesten hundre kommuner, fylkeskommuner og statlige virksomheter og tusenvis av offentlige ansatte kan nå finne ut hvilke avtaler de er med på.

Mer om dette senere.

Men egentlig skjønte jeg det når jeg holdt et kort foredrag for rundt 40 personer i en kommune i Buskerud her om dagen. For første gang fikk jeg følelsen av at ideer om innkjøp, elektroniske verktøy og handel var ønsket. At det var et slags vakum som måtte fylles. At alle ideene om å tenke helhetlig rundt innkjøp endelig gav gjenklang.

Det blir en spennende vår. Det er sikkert.

Publisert i Uncategorized | 1 kommentar

eHandel på youtube

Capgemini – tidligere IBX – har begynt å legge ut videoer på YouTube som forklarer hvordan systemene deres fungerer. Det er ingen dum idè. Her kan du blant annet se hva «Content workbench» er for noe. Keep up the good work!

http://www.youtube.com/user/Ehandelsplattformen

Publisert i Uncategorized | Legg igjen en kommentar

Gud forby om vi skulle bli effektive.

Med trusselen om at ineffektiviteten trues i det offentlige Norge som utgangspunkt, har DIFI gjort noe som ofte kan være en god idè, nemlig å ta i bruk film som et virkemiddel for å formidle noe abstrakt og litt utilgjengelig – i dette tilfellet eHandel.

Gjennom et liksom-nyhetsinnslag ironiserer de over fordelene med å innføre eHandel. Ironien er tidvis litt haltende, men jeg vil tro at alle nordmenn kjenner igjen den litt stivbeinte, endringsfiendtlige kulturen de forsøker å myke opp ved dette stuntet. Tidvis er det vellykket, og all honnør for at de faktisk har tatt steget ut og visualisert noe som for svært mange bare er en abstrakt tanke. Da hjelper både humor og selvironi. Legg merke til at blant andre Jan Mærøe – en av DIFIs eHandelsguruer – har en liten statistrolle som representant for industrien.

Det er selvsagt Capgeminis egen søkemotor og lavterskelsystemet eOrder som er den store trusselen mot ineffektiviteten, representert gjennom søk på arbeidsklær og en bestillingsbekreftelse som (desverre) vises frem på en iPhone.

Tenk om alt var som på film…

…men det er det jo faktisk, tidvis.

Publisert i Uncategorized | Legg igjen en kommentar

Om høner og egg

Hva kom egentlig først av høna og egget? I det store bildet kan vi kanskje mene at både tyngdekraft, solsystem og flercellede organismer kom lenge før og egentlig gjør spørsmålet ganske irrelevant.

På samme måte kan du si at de ansatte i virksomheten din har handlet varer og tjenester siden tidenes morgen – så da blir det også litt irrelevant å spørre hva som kom først av eHandel og anskaffelsesstrategi.

Men har din kommune eller virksomhet laget en anskaffelsesstrategi? Ikke? Har dere begynt med eHandel, da?

I mange tilfeller drives nok behovet for en anskaffelsestrategi frem av et allerede påbegynt eHandelsprosjekt, selv om det mest naturlige hadde vært å lage en strategi for hvordan du vil bruke pengene dine først, og deretter skjønt at eHandel faktisk er et nyttig verktøy for å komme dit.

Det er aldri for sent å innrømme feil. Så: Har du en anskaffelsesstrategi?

Ikke det, nei.

Vel, heldigvis finnes det hjelp. DIFI har laget en egen veileder som forklarer hvordan du kan lage en. Den kan du bruke – helt gratis.

Lurer du på hva slags monster en slik strategi er? Vel, her har du to enkle og veldig lærerike eksempler:

Direktoratet for samfunnssikkerhet og beredskap har en fiffig en – med barn.

Trondheim kommune har laget en som er veldig enkel og rett på sak.

Les disse, så forstår du. Egentlig handler det om å plassere noen enkle, konkrete setninger inn i et dokument som både ledere og ansatte kan forstå. I tillegg får du et veikart du kan bruke på veien mot bedre innkjøp.

Parallellt med dette kan du jo fortsette med eHandel også. For du var vel allerede igang, der, ikke sant?

Lykke til!

Publisert i Uncategorized | Legg igjen en kommentar

Ikke akkurat noen månelanding, men likevel…

Harrison Schmitt

Jeg skal straks snakke om noe nytt fra DIFI, men først litt om Månen…

Dette bildet har jeg lov til å bruke. Det er såkalt «public domain». Jeg må bare opplyse om at det er NASA som har tatt det, så er det greit. Fint bilde, forresten. dette er den siste mannen som besøkte månen vår. En geolog. Det har vært tolv menn der oppe, men bare en av dem var en ekte vitenskapsmann.

Han kom nok ikke til dekket bord når han skulle begynne sine undersøkelser, men han fikk da et og annet ut av det. Ett og annet som hans astronautkolleger kanskje overså. Og med hans hjelp forsto vitenskapen litt mer om likhetene og forskjellene mellom jorda og månen.

Tilbake til Jorda. Idag følte jeg virkelig at jeg kom til dekket bord. DIFI har begynt å ta inn over seg noe jeg tror ble sagt høyt på en konferanse for et års tid siden: «eHandel er egentlig et organisasjonsutviklingsprosjekt», sa de. Publikum responderte med taushet. De ventet på fortsettelsen.

Nå har den kommet.

På dagens samling på Folkets Hus i Oslo presenterte DIFI noe de har hatt på trappene en stund. Det kalles prosjektveiviseren, og det er en samling dokumenter satt i system for å hjelpe den som skal starte opp med eHandel takle alle de store og vriene problemstillingene som knytter seg til slike skumle ord som «ledelsesforankring» og «endringsledelse».

Nytt språk. I disse dokumentene møter vi et helt annet språk enn det vi har vært vant til fra før, for nå er det ikke lenger IKT-sjargongen vi må lære oss for å forstå hva vi skal gjøre for å innføre eHandel, men prosjektleder-sjargongen.

Det er tungt uansett. Folk flest snakker hverken om «konfigurasjon» eller «endringsledelse», og vi sukker litt når setningene fyller en hel powerpoint-slide. Som en fyr i salen sa det, – vi må uansett gå rundt i gangene og prate med folk.

Fornuftig. Likevel, det er mye fornuft og erfaring her. Finn fram en stor kjele, tilsett alt som er produsert av de store konsulenthusene i inn- og utland om dette temaet de siste årene, og etter at det har kokt en stund, sitter du igjen med essensen – fremdeles med en liten bismak av sjargong, selvsagt. Gjennom enkle trinn og med relativt nøkterne plansjer og regneark guides du igjennom noe en konsulent med blå skjorte hadde tatt en anseelig sum for å «implementere» hos deg. Men du kan faktisk få til dette selv, og gjøre det til ditt eget.

DIFI deler det inn slik: Idè, Analyse, Prosjektgjennomføring og Realisering. Underveis har de lagt inn alle slags fiffige oversikter over nøkkelpersoner, hvem du må involvere, hvordan du lager behovsanalyser, alt mulig på ett sted.

Endring. La oss ta det litt fra bunnen av: det du ønsker å oppnå med eHandelsprosjektet ditt, er å få hele organisasjonen til å ha lyst til å drive med eHandel. Ja, du vil at de til og med skal dra litt i deg som sitter i førersetet. Du vil ha alle til å dra i samme retning. Hvordan får du til det?  Jo, ved at alle fra ledelsen og nedover ser det samme bildet. Hvordan får du til det? Jo, ved å få på plass en innkjøpsstrategi slik at anskaffelser blir satt på agendaen. Du får det til ved å finne alle nøkkelpersonene og snakke med dem på riktig måte. Du får det til ved å analysere forbruket ditt og belyse svakhetene ved dagens løsning. Alt dette kan denne prosjektveilederen hjelpe deg med – bare du tåler litt prosjektlederspråk, og du klarer å oversette dette til lokale sjargonger som passer i dine lokale styrer, utvalg, ledergrupper og nyhetskanaler.

En idè. Ja, det er litt jobb å gjøre dette, men la oss eksperimenter litt med en liten idè: hva om du blåste i alt som het elektroniske verktøy og begynte med bare denne prosjektveilederen i stedet? Hvor langt kunne du kommet?

Sannheten er at du hadde kommet svært langt. Du ville ryddet i organisasjonen og fått fokus på riktige innkjøp. Du ville spart penger, redusert tidsbruken og unngått unødvendige blemmer fordi en av dine virksomheter hoppet rett på nærmeste bruktbilhandler og kjøpte minibuss uten anbud. Ja, du ville oppnådd svært mye uten å røre et eneste elektronisk verktøy utover epost, tekstbehandler og kanskje et par regneark.

Deretter ville nok det meste stoppet opp, for du må jo også tilrettelegge med verktøy som kan utnytte den elektroniske virkeligheten vi lever i. Du må sikre rett vare, rett pris, rett leverandør, flyt i fakturaene, logistikk og alt det der.

Men likevel…

Jeg synes du skal kikke på det DIFI har å tilby, og kanskje ringe dem hvis du ikke skjønner språket.

Vilje. Det er førti år siden vi landet på månen og det klarte amerikanerne med teknologi som var mye enklere enn det vi idag finner i en gammeldags Tamagotchi. De klarte det fordi de visste hva de skulle gjøre og var sterkt motivert for å få det til.

Og bildene av sistemann som foreløpig har vært der oppe, de kan jeg bruke helt fritt, fordi alt NASA foretar seg skal komme publikum til gode – akkurat som du kan bruke DIFIS prosjektveiviser akkurat som du vil – uten å betale en eneste konsulent.

Du finner alt sammen her: http://www.ehandel.prosjektveiviseren.no/index.html

God lesing!

Det var det. Neste jobb var ett eller annet med eHandel, tror jeg.

Publisert i ehandel, Enkelt og greit, Hvordan innføre eHandel | Legg igjen en kommentar